Dati dei pazienti in ambito sanitario: come raccoglierli senza violare la privacy

Raccogliere e gestire i dati dei pazienti è una delle responsabilità più delicate per strutture sanitarie e professionisti della salute. Le informazioni sanitarie rientrano tra i dati personali più sensibili (dati particolari, nello specifico) e ogni fase della loro raccolta, conservazione e utilizzo deve avvenire secondo regole rigorose. Un approccio superficiale o non aggiornato può esporre a violazioni della privacy, sanzioni e perdita di fiducia da parte dei pazienti. Vediamo qual è una gestione corretta dei dati sanitari, nel rispetto della normativa vigente e delle indicazioni delle autorità di controllo.

Conoscere le basi normative per la gestione dei dati sanitari

Il primo passo per una corretta raccolta dei dati dei pazienti è la conoscenza del quadro normativo di riferimento. In ambito sanitario, il trattamento dei dati personali è soggetto a regole più stringenti rispetto ad altri settori, proprio per l’elevato livello di rischio per i diritti e le libertà degli interessati.

Per raccogliere correttamente i dati dei pazienti è fondamentale partire dalla normativa. Il Regolamento UE 2016/679 (GDPR) stabilisce regole chiare per il trattamento dei dati personali, con particolare attenzione ai dati sanitari, considerati dati particolari, ossia categorie speciali di dati personali. A livello nazionale, le indicazioni operative per il settore sanitario chiariscono obblighi, limiti e responsabilità di strutture pubbliche, private e professionisti.

Tra le regole principali:

• Raccolta minima necessaria: raccogliere esclusivamente i dati strettamente necessari rispetto alle finalità dichiarate;
• Consenso informato: ottenere un consenso libero, specifico e informato quando richiesto dalla normativa;
• Trasparenza: informare in modo chiaro i pazienti su come, perché e per quanto tempo i loro dati saranno trattati.

Procedure sicure per la raccolta dei dati

La conformità normativa deve tradursi in procedure operative concrete e verificabili. La sicurezza dei dati sanitari non dipende solo dalla tecnologia, ma anche da processi organizzativi chiari e condivisi. La sicurezza dei dati inizia con procedure precise. Ecco alcuni consigli pratici:

• Moduli digitali e cartacei protetti: garantire che la documentazione sia accessibile solo al personale autorizzato;
• Crittografia dei dati elettronici: conservare i dati digitali tramite sistemi sicuri e tecniche di cifratura adeguate;
• Accesso limitato: consentire l’accesso ai dati solo a chi ne ha effettiva necessità per finalità cliniche o amministrative;
• Tracciamento e log delle attività: registrare accessi, operazioni e modifiche ai dati per garantire controllo e responsabilità.

Errori comuni da evitare nella gestione dei dati dei pazienti

Molte violazioni della privacy derivano da comportamenti scorretti o da una gestione disorganizzata dei dati. Individuare gli errori più frequenti consente di prevenirli prima che si trasformino in incidenti rilevanti. Anche piccole distrazioni possono portare a violazioni della privacy. Tra gli errori più frequenti ci sono:

• Conservare dati non più necessari o oltre i tempi previsti;
• Condividere informazioni sanitarie con soggetti non autorizzati;
• Utilizzare sistemi di archiviazione non sicuri o software non aggiornati;
• Trascurare la formazione del personale sulle regole di protezione dei dati.

Consigli pratici per proteggere la privacy dei pazienti

La tutela dei dati sanitari deve essere parte integrante dell’organizzazione sanitaria. Un approccio strutturato e continuativo riduce in modo significativo il rischio di violazioni e migliora la qualità complessiva dei servizi. Per garantire la conformità e ridurre i rischi, è utile seguire alcune pratiche raccomandate:

• Formazione continua del personale: aggiornare regolarmente operatori e collaboratori su GDPR e sicurezza dei dati;
• Audit periodici: verificare processi, sistemi e modalità di raccolta dei dati;
• Policy interne documentate: definire regole chiare su raccolta, conservazione e condivisione delle informazioni;
• Valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA): analizzare i rischi prima di introdurre nuove tecnologie o procedure.

Strumenti e tecnologie a supporto della sicurezza

Le tecnologie possono rafforzare in modo significativo la protezione dei dati sanitari, se scelte e utilizzate correttamente. Le misure tecniche devono essere adeguate alla sensibilità delle informazioni trattate. L’adozione di strumenti tecnologici avanzati aiuta a proteggere i dati. In particolare:

• Software gestionali conformi al GDPR: progettati per il settore sanitario;
• Backup regolari e sicuri: per garantire disponibilità e integrità dei dati;
• Controlli di accesso multilivello e autenticazioni forti: per prevenire accessi non autorizzati;
• Sistemi di anonimizzazione o pseudonimizzazione: da utilizzare quando i dati non devono essere direttamente riconducibili ai pazienti.

Gestire i dati dei pazienti in modo sicuro non è solo un obbligo legale, ma un elemento centrale del rapporto di fiducia tra pazienti e strutture sanitarie. Applicare procedure corrette, prevenire gli errori più comuni e adottare strumenti adeguati consente di garantire il rispetto della privacy in ogni fase della raccolta e del trattamento dei dati sanitari.